Hvordan gjennomføre en god referansesjekk – 10 gode tips

Hvordan gjennomføre en god referansesjekk – 10 gode tips

Publisert: 21. mars 2021

All kunnskap om den du vurderer å ansette er nyttig kunnskap. Referansjesjekken er den siste fasen i rekrutteringsprosessen, og må tas på alvor på lik linje med CVen og intervjuet. Referansesamtalen skal avdekke om kandidaten utnytter potensialet som vi mener vedkommende har, om fakta stemmer og om det er forhold vi bør være kjent med.

Ifølge DNV-GL, som sertifiserer rekrutteringspersonell og de testene som benyttes i Norge, har referansesjekker lav prediktiv validitet. De beskriver i liten grad kandidatens fremtidige jobbsuksess. Likevel bør referansesjekken tas meget seriøst og gjennomføres så profesjonelt som overhodet mulig. Noen hevder at den beste prediksjon på fremtid er fortid. Med andre ord: Hvis du aldri har vært strukturert i hele din karriere, hva er sjansen for at du plutselig blir strukturert i din nye jobb?

En systematisk og strukturert rekrutteringsprosess er helt avgjørende når du skal finne den beste kandidaten. Derfor er det viktig at du benytter riktige verktøy og prosesser. Her er 10 tips og mange gode råd om referansesjekken.

Rekrutteringsprosessens fem faser

  1. Jobbanalysen

En god jobbanalyse vil avdekke hvilken kompetanse og hvilke evner og egenskaper som er viktige i stillingen.

  1. Gjennomgang av CV-er, attester og vitnemål

Uansett om du finner aktuelle kandidater blant folk du kjenner fra før, annonsering eller CV-søk – eller om du benytter et rekrutteringsselskap – vil attester, vitnemål og CV-er være en viktige når du ansetter. For alle aktuelle kandidater, må alt dette gjennomgås grundig.

  1. Tester av evner og egenskaper

Før aktuelle kandidater kalles inn til intervjuer, bør du benytte gode tester som vil avdekke om kandidatene har de egenskapene som er viktige for stillingen. Noen av disse testene er tilgjengelige online, men et rekrutteringsselskap vil også kunne gjennomføre slike tester for din bedrift.

  1. Intervjuer

På bakgrunn av disse testene bør aktuelle kandidater kalles inn til et førstegangsintervju (screeningintervju). Her vil du, i tillegg til å kartlegge kompetansen, også avdekke motivasjon og egnethet.

  1. Referansesjekk

Når du er kommet til sluttrunden, må du sjekke referansene på finalekandidatene.

1.Hva er målet med referansesamtalene

Som leder vil du alltid gjøre det du kan for å vite om du tar riktig beslutninger. Det å ansette nye medarbeidere er kanskje din aller viktigste jobb, derfor må du ta referansesjekken på alvor. Målet med referansesamtalene er å bekrefte eller avkrefte om kandidaten lever opp til sitt potensial; greier kandidatene å bruke sine gode egenskaper i praksis.

2.Hvordan velge riktige referansepersoner

Alle referansepersonene må være relevante og kjenne kandidaten godt. Hvilke referansepersoner du velger, vil uansett avhenge av stillingsnivået. Det er viktig at du ikke begrenser sjekken til personer kandidaten har rapportert til. Like viktig er det nemlig å snakke med kollegaer på samme nivå. Dersom vedkommende har vært leder tidligere, er det også viktig å snakke med en eller flere av de kandidaten har ledet. Kandidatene foreslår gjerne referanser, men du kan også foreslå referansepersoner. På denne måten vil du også kunne avdekke om det er personer kandidaten ikke ønsker at du skal snakke med. Dette gir deg muligheter for å stille spørsmål rundt eventuelle, tidligere konflikter.

3.Hvorfor det er viktig å finne ut hvilken relasjon referansene har til kandidaten

Snakk med kandidaten om hver enkelt referanseperson på forhånd, slik at du vet hvilken relasjon det er mellom kandidaten og referansepersonen. Da er du bedre forberedt til samtalen, og samtidig vil du være bedre i stand til å forstå svarene du får.

4.Hvorfor du bør spørre hva kandidaten tror referansepersonen vil fortelle

Ditt mål er å vite så mye som mulig om relasjonen på forhånd. Når du ber kandidaten fortelle hvilke svar han eller hun tror du kommer til å få, får du også avdekket om det er et stort avvik, altså om kandidaten har en god forståelse for sitt eget omdømme.

5.Hvorfor du ikke skal ringe referanser uten at kandidaten er informert

Du må aldri ringe til referanser som kandidaten ikke har godkjent på forhånd. Det er mange grunner til dette, den viktigste er at referansen dermed får muligheten til å forberede seg til samtalen. Dermed får du mer reflekterte og gjennomtenkte svar. Men det finnes også andre gode grunner. Kandidaten ønsker kanskje å holde det hemmelig at han eller hun søker på en ny jobb. Du kan dessuten komme bort i såkalte falske, negative referanser. Det kan skje når den du ringer ikke ønsker at kandidaten skal slutte i sin nåværende jobb.

6.Hvordan du kan verifisere referansepersonen

Etter den første innledningen, er det viktig at du får verifisert at referansepersonen du snakker med faktisk er den du har fått oppgitt. En god måte å gjøre dette på, er å ringe via bedriftens sentralbord. Dersom dette ikke er mulig, bør du undersøke på telefonkatalogen.no at mobilnummeret du har fått oppgitt tilhører referansen.

7.Hvorfor du bør skape en atmosfære av tillit

Det heter referansesamtale – ikke referanseintervju. Når det oppstår tillit mellom deg og referansepersonen, vil du garantert få vite mer om hvordan kandidaten fungerte i sin tidligere rolle. Samtidig er det viktig at du har fokus på det du ønsker å avklare med samtalen. Opptre vennlig og profesjonelt.

8.Hvorfor du bør nullstille deg selv før referansesamtalen

Vi mennesker søker ofte å få bekreftet oppfatninger vi allerede har. Derfor må du nullstille deg. En måte å sikre dette på er å skrive ned spørsmålene du ønsker å stille på forhånd.

9.Hvorfor du bør kontakte mer enn en referanse

Ingen oppfatter en person likt, derfor bør du kontakte flere referanser. Dessuten vil kandidaten ha spilt ulike roller i samme jobb, for noen en leder, for andre en på samme nivå og samtidig har kandidaten hatt en leder eller et styre over seg. Alle disse aspektene er viktige.

10.Hvorfor referansesjekken bør gjennomføres av fagfolk

Referansesamtaler er krevende. I utgangspunktet ringer rekrutteringsbyrået eller bemanningsbyrået en positivt innstilt person, som kandidaten selv har utpekt. Spørsmålene som stilles må derfor være godt forberedt. De bør gjennomføres av kompetente fagfolk, som ikke tar et ja for et ja, men som blant annet vil be referansepersonen forklare, utdype og komme med eksempler. Rekrutteringsselskapet vil dessuten ha gjennomført en god jobbanalyse, samt gode tester og intervjuer, og de kan dermed bruke referansesjekken til å avklare om de beste kandidatene evner å utnytte sine evner og egenskaper i en arbeidssituasjon. Rekrutteringsselskapets oppgave vil for eksempel være å avklare om jobbsøkeren er så initiativrik som tester og intervjuer indikerer.

 

Hvorfor seriøse rekrutteringsselskap får vite mer når de ringer

Seriøse bemannings- og rekrutteringsselskap følger en etisk standard når de sjekker referanser. De har dessuten trening i å finne referanser fra ulike stillingsnivåer. De vet også at ledere typisk vil kunne svare godt på noen temaer, for eksempel omkring initiativ. Mens kollegaer kan ha bedre erfaring med kandidatens samarbeidsevner. I tillegg vil ikke du kunne være anonym når du ringer. Et rekrutteringsselskap vil kunne unnlate å nevne hvilken bedrift kandidaten er aktuell for.

 

Overlat referansesjekken til Qualified Professionals. Kontakt oss.

FAKTAFELT

7 SPØRSMÅL DU BØR STILLE TIL REFERANSEN

Innledningsvis er det viktig at du sjekker med referansepersonen at relasjonen er slik du har fått den beskrevet av kandidaten, rett og slett for å finne ut om det er relevant å gjennomføre samtalen.

 

  • Hva er kandidatens styrker og svakheter?
  • Hvordan har vedkommenende presentasjoner vært i forhold til de som har vært i samme stilling tidligere?
  • Kan du nevne eksempler på initativ som kandidaten har tatt i løpet av de 2 – 3 siste årene?
  • Hvordan vil du beskrive kandidatens evne til å gjennomføre oppgaver?
  • Hvilket råd vil du gi til en ny leder om hvordan vedkommende bør motivere og lede kandidaten?
  • Hvilke områder er det viktig å følge opp kandidaten på for å sikre god kvalitet og gjennomføring?
  • Nå som jeg har forklart deg om den nye stillingen, hvor tenker du at kandidaten vil ha sine styrker og hvor tenker du at kandidaten har områder som bør forbedres?

 

Viktig råd om referansesamtalen

Hvis det er oppstått noe under de tidlige fasene av rekrutteringsprosessen, som du tenker «dette må jeg prøve å finne ut av», så er det viktig at du også forsøker å finne ut av dette i løpet av referansesamtalen.